Jak uporządkować swój dzień? 5 kroków

Planowanie, organizacja i zarządzanie czasem jest niewątpliwie jednym z moich zainteresowań. Nie zawsze wychodzi mi to na dobre - mam tendencję do stawiania sobie wygórowanych standardów, jestem też optymistką czasową (zawsze wydaje mi się, że znajdę czas), a do tego perfekcjonistką, która ma wyrzuty sumienia, gdy góra zaplanowanych zadań podpowiedzianych przez dwie pierwsze cechy nie zostanie w pełni zrealizowana.

Niemniej, robienie list i zastanawianie się nad porządkiem swojego dnia ma mnóstwo plusów i może nieść za sobą wiele korzyści, jeśli jest robione z głową i przede wszystkim dopasowane do sytuacji życiowej, aktualnych możliwości i potrzeb. Nie ma więc co porównywać kalendarzy z mistrzami organizacji z Internetu czy przyjmować każdej rady dotyczącej planowania. Każdy musi znaleźć swój własny system.

Ja swój nadal odkrywam, mimo wielu lat poszukiwań i wielu różnych prób. Obecnie coraz częściej dochodzę do wniosku, że "mniej znaczy więcej" i "zrobione jest lepsze od doskonałego". Oraz że nie wszystko musi być zaplanowane, i nie wszystko co do minuty.

Chciałabym się z Wami podzielić pomysłem (wynikającym z połączenia różnych zasłyszanych metod) na podstawową organizację dnia. Wykonanie tych paru kroków pozwoli na stworzenie bazy dla swojej codzienności, która z kolei poprawi organizację, a jednocześnie pozostawi przestrzeń na spontaniczność i elastyczność - bo nie wszystko dzieje się tak, jak to zaplanujemy lub jak tego byśmy chcieli. 

Zanim jednak przejdziemy do rzeczy, nie mogę się oprzeć, żeby nie podkreślić, że nie trzeba mieć nad wszystkim kontroli, a wręcz przeciwnie - czasem (dla własnego zdrowia psychicznego) warto ją puścić. I że poprzeczka nie musi być wysoko. Ma być tam, gdzie dasz radę. Życie to nie wyścig, zostawmy sobie czas na jego  p r z e ż y w a n i e, tak po prostu. Na końcu wpisu znajdziesz więc bonus w postaci paru sposobów na przeżywanie.

Podstawowe uporządkowanie dnia

KROK 1: Ułóż ramowy plan dnia

Przygotuj tabelkę z dniami tygodnia i godzinami. Następnie wpisz w nią wszystkie cykliczne obowiązki (np. praca 8:00-16:00 poniedziałek-piątek, basen środy 17:00, lekcje gry na gitarze soboty 15:00 itp.). Możesz też użyć kolorów i zamalować kwadraty czasowe, by zwizualizować, ile czasu zajmują Ci dane czynności i ile czasu każdego dnia zostaje do rozdysponowania. 

Następnie proponuję dwie drogi: albo zostawić sobie ten egzemplarz jako "wzór" tygodnia, a w kalendarzu/planerze/zeszycie, w którym dni są datowane, mając na uwadze ten ramowy plan, uzupełnij zaplanowane spotkania, wizyty lekarskie itp. - wszystko to, co jest jednorazowe, ale przypada na konkretną godzinę. Drugą opcją jest powielenie ramowego planu na ksero lub rozpisanie go od razu na kalendarzu datowanym, żeby całość mieć w jednym miejscu. 

Warto też poszukać kalendarza (lub zrobić samemu), który będzie odpowiadał Twoim potrzebom. U mnie najlepiej sprawdza się taki, gdzie na rozkładówce z jednej strony są wszystkie dni tygodnia ułożone w poziomie (tam zapisuję sprawy wyznaczone na dany dzień), a druga strona jest wolna (tutaj robię listy zadań do zrobienia w tym tygodniu, notatki, przypomnienia itp.).

KROK 2: Znajdź filary

Praca pracą, obowiązki obowiązkami, ale co najmniej równie ważne jest życie prywatne i czas wolny. To też warto włączyć do planów! Oczywiście na luzie, nie musimy zapisywać, że danego dnia od 18:00 do 20:00 mamy czas dla rodziny. Chodzi o to, by lista zadań pilnych (która nigdy się nie zmniejsza) nie przesłoniła nam tego, co po prostu mamy ochotę robić.

Wypisz na kartce wszystkie "filary" swojego życia - tematy, którym chcesz poświęcać czas oraz to, co warto robić dla zdrowia i dobrego samopoczucia. Przede wszystkim należy uwzględnić wielką trójkę: jedzenie, aktywność fizyczną i sen. Zadbaj o to, żeby mieć wystarczająco dużo czasu na sen, przygotowanie odpowiednich posiłków i poruszanie się każdego dnia. Innymi filarami mogą być na przykład: pasja (blogowanie, filmowanie, taniec, fotografia, szydełkowanie...), terapia i czas na budowanie zdrowia psychicznego, duchowość i przestrzeń na jej rozwijanie, książki, filmy.

Gdy już wypiszesz wszystkie filary (sprawy, których nie chciałbyś/chciałabyś pomijać w codzienności), możesz przyporządkować je do danych dni lub mieć listę zawsze w zasięgu ręki i odhaczać, gdy poświęciłaś/eś danej czynności czas. W ten sposób będziesz też wiedzieć, jak często zajmujesz się sprawami niezwiązanymi z pracą czy obowiązkami domowymi. 

KROK 3: Wykonaj jedną rzecz dziennie z listy odkładanych

Natrafiłam ostatnio w Internecie na coś takiego jak "scary hour", czyli "straszna godzina". Nazwa nie jest zbyt ciekawa, ale sama idea mnie zainspirowała. Polega na nastawieniu minutnika na godzinę i robieniu w tym czasie rzeczy, które z różnych powodów odkładało się na później - wywieszenie prania, wykonanie telefonów, odpisanie osobom, które się zaniedbało, uporządkowanie dokumentów itd.

Umówmy się, większość z nas nie ma godziny dziennie (a  nawet godziny w tygodniu) do wygospodarowania na takie rzeczy, a nawet jeśli, to kto lubi się tak długo męczyć. Dlatego, adaptując to do swoich możliwości, pomyślałam, że dobrym pomysłem jest spisywanie tych spraw męczących gdzieś w jednym miejscu i codziennie wykonywanie jednej. Tym samym nauczymy się nie odkładać za długo niewygodnych zadań, zostaną one wykonane, a jednocześnie nie będą nam ciążyć wszystkie razem jednocześnie. Telefon do lekarza to 5 minut, odpisanie na maile może 10. Wiecie, małymi kroczkami i bez presji do przodu.

KROK 4: Resztę czasu pozostaw wolną

Mam nadzieję, że po wykonaniu powyższych kroków zostało Ci jeszcze trochę pustego miejsca :) Im więcej, tym lepiej! Ta sfera niezaplanowana, tak zwany czas wolny, nie jest tak naprawdę czasem wolnym - czyli takim, który można zapchać kolejnymi obowiązkami czy samymi spotkaniami. Niezaplanowany czas daje przestrzeń na:

• elastyczność przy jednoczesnym uporządkowaniu (na ten czas można np. przełożyć spotkania, które nie odbyły się w danym terminie, wykonać coś, czego nie udało się zrobić itp.);

• zwyczajny oddech od planów i obowiązków, od rytmu dnia;

• relacje rodzinne, przyjacielskie;

• czas dla siebie;

• cokolwiek innego - ogranicza Cię tylko wyobraźnia.

KROK 5 - BONUS (Wykonaj w razie lęku / dużego zmęczenia / potrzeby dnia bez planu)

Gdy czujesz lęk, że rzeczywistość wymyka Ci się z rąk albo gdy dzień za dniem mija, nawet nie wiesz kiedy; że wszystko dzieje się jakoś szybko i automatycznie; lub po prostu budzisz się i nie masz sił zupełnie na nic - to wystarczający sygnał, by zwolnić. Jak to zrobić? 

• Trening uważności

• Trening oddechowy

• Spacer

• Rozmowa

• Pisanie (strumień świadomości)

• Położenie się i nierobienie niczego

• Zrezygnowanie z planu, który wydawało Ci się, że MUSISZ zrealizować

Pamiętaj, że to plan ma służyć Tobie, a nie Ty jemu. Ma pomóc oddzielić jasno sferę zawodową od prywatnej, czas odpoczynku na kanapie z Netflixem od czasu na hobby, pielęgnowanie relacji z bliskimi od pielęgnowania relacji z samym sobą itp. Uporządkowanie ma na celu TYLKO wyznaczenie jakiejś drogi, aby się nie pogubić i jednocześnie móc wykorzystywać swoje talenty, rzetelnie wykonywać pracę i dbać o odpoczynek. Jednym słowem - ma wspomóc Cię w byciu sobą. Każdy plan można zmienić, dopasować na nowo - nawet co tydzień czy codziennie. Powyżej przedstawiłam jedynie propozycję, dopasowaną do moich potrzeb i taką, którą w danym momencie uważam za sensowną. Mam nadzieję, że się przyda!

WAŻNE: Jeżeli tak jak ja masz problem z nadorganizacją, tzn. spisujesz mnóstwo list, a w myślach i tak dalej kotłują Ci się tysiące zadań - nie daj im wejść sobie na głowę. Spisz podstawy, resztę olej. Tak po prostu. Niech to nie zdominuje Ciebie. 

Jeżeli masz jakieś sprawdzone sposoby na organizację, daj proszę znać w komentarzu, jestem bardzo ciekawa!

Ściskam
Kasia L.